El mismo dato se introduce dos o tres veces
Del correo al Excel, del Excel al ERP, y vuelta a comprobar a mano. Con doscientos apuntes al mes, cada traslado extra son días enteros de trabajo duplicado.
Automatización de facturas y tareas administrativas
Automatiza facturas y tareas administrativas sin cambiar de ERP.
Copiar el mismo dato tres veces, perseguir aprobaciones, rehacer el Excel de siempre. Ese trabajo tiene un coste que nadie apunta. Lo automatizamos con reglas claras y supervisión, sin obligarte a cambiar de herramientas.
- Demo y diagnóstico sin coste
- Excepciones bajo supervisión
- Sin cambiar tus herramientas
Flujo administrativo
De la entrada al registro, sin copiar datos ni perseguir a nadie.
La información se captura una vez, pasa por las reglas acordadas y solo vuelve al equipo cuando aparece una excepción.
- Recibido
01
Entrada
Correo, PDF, formulario o fichero recibido.
- Procesando
02
Lectura y clasificación
Se identifican el tipo de documento y los datos necesarios.
- Control
03
Validación
Las reglas resuelven lo habitual y derivan las excepciones.
- Completado
04
Registro y seguimiento
ERP, CRM, Excel o gestor documental quedan actualizados.
La persona mantiene el criterio. La automatización se ocupa de leer, trasladar, comprobar, avisar y dejar trazabilidad.
El coste invisible
El coste del trabajo manual no son solo las horas.
También son errores que se descubren tarde, gestiones paradas, datos que no cuadran y procesos que dependen de una persona concreta.
Una gestión queda parada hasta que alguien la persigue
Aprobaciones, documentos y respuestas avanzan a base de recordatorios y llamadas. Cada espera son horas perdidas y una interrupción más para quien tiene que perseguir.
El proceso vive en la cabeza de una persona
Cuando esa persona falta o se satura, nadie sabe con certeza qué queda pendiente ni cómo continuar.
Los errores aparecen cuando corregir ya es caro
Un dato mal tecleado se corrige en segundos al registrarlo. Detectado al facturar o al cerrar el mes, cuesta horas de rastreo y explicaciones al cliente.
Crecer significa sumar más administración
El volumen aumenta, pero cada pedido, factura o expediente sigue necesitando los mismos pasos manuales. Vender más no debería ser teclear más.
Tareas automatizables
Automatización que se nota en el trabajo de cada semana.
Empezamos por tareas concretas, con suficiente volumen y reglas claras. Así el impacto se puede comprobar sin transformar toda la empresa de una vez.
Facturas de proveedores
Del correo al registro: lectura, extracción, comprobación, archivo y envío de excepciones para revisión.
Bandejas compartidas
Clasificación de mensajes, descarga de adjuntos, asignación de responsable y seguimiento sin revisar correo a correo.
Excel, ERP y CRM
El dato se captura una vez y se traslada entre sistemas con validaciones, sin volver a introducirlo.
Informes que siempre se rehacen
Recopilación, limpieza y distribución de indicadores sin reconstruir el mismo Excel cada semana o cada mes.
Altas, pedidos y expedientes
Creación de fichas, comprobación de datos, generación de documentos y actualización del estado de cada gestión.
Aprobaciones, cobros y vencimientos
Avisos, escalados y trazabilidad para que una tarea no dependa de que alguien recuerde perseguirla.
Antes y después
La misma gestión, con menos pasos manuales.
Automatizar no consiste en ocultar el proceso. Consiste en hacerlo más corto, trazable y fácil de supervisar.
Proceso manual
- 01Abrir, descargar y clasificar cada entrada
- 02Volver a introducir datos en cada herramienta
- 03Perseguir documentos, respuestas y aprobaciones
- 04Corregir descuadres cuando aparecen al final
- 05Preguntar quién hizo qué y qué queda pendiente
Proceso automatizado
- 01Una única entrada capturada y clasificada
- 02Datos trasladados con validaciones acordadas
- 03Solo las excepciones llegan a una persona
- 04Avisos y seguimientos generados a tiempo
- 05Estado y trazabilidad visibles en cada paso
Resultados de referencia
Lo que cambia cuando la tarea deja de hacerse a mano.
Tres tareas tipo, con cifras de referencia de automatizaciones como las que implantamos. Tu diagnóstico se hace con tus números, no con estos.
Distribución · ~900 facturas/mes
01Registrar facturas de proveedores
8 min
por factura, tecleada en el ERP
40 s
de revisión media por factura
- Resueltas sin intervención
- 9 de cada 10
- Horas administrativas
- De ~120 h a ~15 h al mes
- Qué hace ahora la persona
- Revisa excepciones con el contexto preparado
Servicios · ~60 correos/día
02Clasificar la bandeja de pedidos
2 h
al día triando y reenviando correos
15 min
de repaso al final del día
- Clasificación y asignación
- Al llegar el correo, sin esperas
- Requiere decisión humana
- 1 de cada 10 correos
- Primera respuesta al cliente
- De horas a minutos
Asesoría · 4 fuentes de datos
03Preparar el informe semanal
4 h
cada lunes copiando y cuadrando datos
15 min
de lectura, con el informe ya montado
- Recopilación y limpieza
- Automática, cada lunes a las 7:00
- Descuadres por copia manual
- Dejan de aparecer
- Qué hace ahora la persona
- Lee, decide y comenta el dato
Son rangos de referencia, no una promesa. Cada empresa tiene su volumen y sus excepciones: el diagnóstico calcula los tuyos y, si los números no salen, también te lo decimos.
Estimación orientativa
Ponle horas y euros a esa tarea.
Calcula cuánto consume al mes un solo proceso repetitivo. Después habrá que sumar errores, esperas y retrabajo.
5500
1 min60 min
10%90%
12 €/h60 €/h
Horas recuperables al mes
22,5
horas / mes
Coste recuperable estimado
≈ 495 € / mes
Reservar demo con mis números
Carga manual estimada34,6 h/mes
Es una primera estimación, no una promesa de ahorro. El diagnóstico valida volumen, excepciones, calidad del dato y coste de implantación.
Método SMAPS
Primero quitamos pasos. Después automatizamos.
01
Elegimos un dolor concreto
Partimos de una tarea frecuente que genera esperas, errores o retrabajo y medimos cómo funciona hoy.
02
Ordenamos reglas y excepciones
Documentamos qué ocurre normalmente, qué necesita validación y dónde debe seguir decidiendo una persona.
03
Diseñamos la integración
Definimos cómo se conectan las herramientas existentes y qué tecnología tiene sentido incorporar.
04
Probamos, medimos y desplegamos
El piloto se supervisa con casos reales antes de ampliar el alcance o automatizar más tareas.
Demo + diagnóstico
Lo ves funcionando y decides con números.
La demo de 20 minutos enseña automatizaciones reales sobre tareas como la tuya, ejecutándose en directo. Si tu tarea encaja, el diagnóstico lo convierte en un informe corto: qué cuesta hoy, qué merece automatizarse, qué debe seguir en manos de una persona y qué alcance tendría un piloto. Sin coste y sin compromiso de continuar.
Reservar demo de 20 min01
Mapa de la tarea actual
02
Horas, errores y retrabajo
03
Reglas y excepciones
04
Sistemas implicados
05
Alcance del primer piloto
06
Indicadores para medirlo
Preguntas frecuentes
Lo que conviene aclarar antes de automatizar.
¿Qué voy a ver en la demo?+
Automatizaciones reales ejecutándose en directo: una factura que llega por correo y acaba registrada, una bandeja que se clasifica sola, un informe que se monta sin tocar Excel. No son diapositivas. La segunda parte la dedicamos a tu tarea: encaje, excepciones y qué números cabe esperar.
¿Cuánto cuesta automatizar una tarea administrativa?+
Ni la demo ni el diagnóstico tienen coste. Si la tarea merece la pena, el piloto se presupuesta cerrado antes de empezar, en función del volumen, las herramientas implicadas y las excepciones. Y si los números no salen, también te lo decimos: el diagnóstico sirve igual para descartar con criterio.
¿Cuánto se tarda en ver el resultado?+
Un primer piloto suele estar funcionando en semanas, no en meses, porque empezamos por una sola tarea con reglas claras. El plazo concreto queda definido en el diagnóstico, antes de comprometer nada.
¿Qué pasa cuando llega un documento distinto o aparece una excepción?+
El flujo habitual se automatiza y las excepciones se envían a una persona con el contexto necesario para decidir. El objetivo no es forzar todos los casos por el mismo camino, sino reducir el trabajo manual sin perder control.
¿Hay que cambiar el ERP o las herramientas actuales?+
No necesariamente. Primero revisamos si las herramientas actuales pueden conectarse o configurarse mejor. Solo proponemos un cambio cuando la limitación es estructural.
¿Toda automatización administrativa necesita inteligencia artificial?+
No. Muchas tareas se resuelven mejor con reglas, integraciones y automatización convencional. La IA aporta valor cuando hay documentos, texto, clasificación o variabilidad que no encajan bien en reglas fijas.
¿Y si una de nuestras herramientas no tiene API?+
Se revisan alternativas como importaciones controladas, correo, carpetas compartidas, automatización de interfaz o una adaptación parcial del proceso. Si la conexión es frágil o demasiado costosa, se deja fuera del primer alcance.
¿Qué tareas no conviene automatizar?+
Las que cambian constantemente, tienen poco volumen o dependen de decisiones complejas y difíciles de supervisar. En esos casos puede ser mejor simplificar el proceso o apoyar a la persona sin automatizarlo por completo.
¿Cómo se mantiene el control sobre los errores?+
Definimos validaciones, registro de actividad y rutas de excepción. El sistema automatiza lo previsible y deriva a una persona lo que sale de las reglas acordadas.
¿Por dónde se empieza?+
Por una tarea concreta que consuma tiempo de forma recurrente. Analizamos su volumen, pasos, datos, excepciones y herramientas antes de definir un piloto.
Reserva tu demo
Cuéntanos qué tarea te obliga a copiar, buscar o perseguir datos.
Con eso preparamos una demo de 20 minutos por videollamada: automatizaciones reales funcionando en directo y tu tarea sobre la mesa. Si encaja, te llevas el diagnóstico con tus números.
- 01
Cuéntanos la tarea
Dos minutos: qué se hace, con qué herramientas y cuántas veces.
- 02
Reserva la demo de 20 min
Te proponemos hora en 24–48 h laborables. Videollamada con una persona del equipo técnico, no comercial.
- 03
Te llevas el diagnóstico
Si tu tarea encaja: horas, coste y alcance de un posible piloto. Decidir con esos números es cosa tuya.
SMAPS es una consultora de automatización e IA para pymes en España. Te responde una persona del equipo técnico, no una secuencia de correos.
También puedes escribir a contacto@smaps.es.