Problema
La documentación llega tarde, incompleta y por cinco canales distintos.
- Correo
- Portal
- Holded
- Papel
Automatización con IA para asesorías y gestorías
Llega al trimestre con la documentación ya registrada.
Facturas por correo, tickets por WhatsApp, extractos en PDF y la misma pregunta de cada cliente cada trimestre. Automatizamos con IA la entrada de documentos, las consultas repetidas y los avisos de plazos de tu asesoría o gestoría, sobre el programa contable y de nóminas que ya usáis. El técnico revisa lo dudoso y dedica el resto del tiempo a asesorar.
- Demo y diagnóstico gratuitos
- El técnico valida los casos dudosos
- Sobre tu programa contable y de nóminas
Así funciona
Del ticket en el WhatsApp del cliente al apunte en tu programa.
Con los gastos que te llegan por WhatsApp, por correo o por el portal del cliente.
Proveedor, fecha, base, IVA y retención, leídos y asignados a cada cliente.
A tu bandeja llega solo lo que la IA marca como dudoso.
El apunte entra en tu programa y el cliente recibe el aviso de lo que falta.
Problema y solución
Lo que frena al despacho y cómo lo resuelve SMAPS.
Cada problema tiene un agente que se ocupa de él. El criterio y la última palabra siguen siendo tuyos.
Siete de cada diez despachos profesionales en España ya usan inteligencia artificial en su día a día. Barómetro de la Asesoría 2026, Wolters Kluwer.
Con SMAPS
Un agente revisa y ordena esa documentación todos los días.
La recoge de cada canal, la asigna a su cliente y reclama lo que falta. Cada mañana tienes la carpeta de cada cliente al día.
Problema
Tu trabajo se concentra en esos 20 días.
Lo que quedó pendiente durante el trimestre se acumula justo cuando vencen los modelos.
Con SMAPS
Tus agentes lo saben y lo tienen en cuenta para no dejarse nada colgando.
Registran y reclaman a lo largo del trimestre, y el plazo llega con el trabajo repartido.
Problema
Las mismas preguntas, cliente a cliente.
«¿Hasta cuándo tengo para presentar los gastos?» Y así con cada cliente, cada trimestre.
Con SMAPS
Un agente exclusivo para atender esas dudas.
Responde al momento por WhatsApp o por correo, y tú dejas de repetir una y otra vez que el plazo acaba el día 20.
Problema
El mismo dato se teclea dos o tres veces.
Del PDF al programa, del programa a la hoja de control y de ahí al correo del cliente.
Con SMAPS
Un agente lo lee una vez y lo lleva a tu programa.
Proveedor, fecha, base e IVA quedan registrados, y tú validas lo que el agente marca como dudoso.
Problema
Cada cliente nuevo suma horas de oficina.
La cartera crece y el trabajo repetitivo crece al mismo ritmo.
Con SMAPS
Tus agentes absorben el trabajo repetitivo de cada cliente nuevo.
El despacho crece en clientes y el equipo dedica sus horas a asesorar.
Procesos automatizables
Automatización para el trabajo que se repite cada mes.
Empezamos por un proceso con volumen y reglas claras, normalmente la entrada de facturas o las consultas repetidas, y ampliamos cuando el resultado está medido.
Entrada de facturas y tickets
Lectura de facturas emitidas y recibidas, tickets y justificantes: proveedor, fecha, base, tipo de IVA y retenciones, listos para registrar en el programa contable.
Reclamación de documentación
Recordatorios automáticos a cada cliente con lo que le falta del trimestre y un control visible de quién ha enviado qué.
Consultas repetidas de clientes
Un asistente responde por WhatsApp o correo las dudas frecuentes sobre plazos, documentos o el estado de un trámite, y pasa al técnico las que piden criterio, con el contexto recogido.
Conciliación bancaria
Los movimientos del extracto se cruzan con facturas y asientos, y quedan para revisar solo los que no casan.
Laboral: altas, bajas y variables
Recogida de incidencias, horas y variables de nómina de cada empresa en un formato único, con aviso de altas y bajas antes de que venza el plazo.
Plazos, expedientes y avisos
Calendario fiscal por cliente, avisos antes de cada vencimiento y seguimiento de los expedientes de gestoría hasta su cierre.
Cómo funciona
Quién hace qué en cada solución.
Elige un proceso y mira cómo se reparte el trabajo: lo que envía el cliente, lo que prepara la automatización y lo que decide el técnico.
El caso
Un cliente manda por WhatsApp la foto de un ticket de gasolina y reenvía por correo tres facturas de proveedores.
1. El cliente
Envía los documentos por el canal que ya usa: WhatsApp, correo o el portal del despacho.
2. La automatización
Lee cada documento, identifica emisor, fecha, base, tipo de IVA y retención, lo asigna a su cliente y prepara el registro.
3. El técnico
Revisa lo que queda marcado: un NIF que no cuadra, un ticket ilegible o un gasto de deducibilidad dudosa.
Resultado
Los documentos quedan listos para registrar en el programa contable, con el original archivado junto al apunte.
Antes y después
El mismo trimestre, con menos pasos manuales.
Automatizar consiste en acortar el circuito y dejarlo trazable. El técnico sigue viendo cada paso y decide en los casos que lo necesitan.
Proceso manual
- 01Pedir por correo y por teléfono la documentación que falta
- 02Abrir cada PDF, foto o ticket y teclear sus datos
- 03Responder una a una las mismas preguntas de los clientes
- 04Cuadrar el banco a mano, movimiento a movimiento
- 05Concentrar el trabajo en los veinte días de plazo
Proceso automatizado
- 01Recordatorios automáticos con lo que falta de cada cliente
- 02Documentos leídos, clasificados y listos para registrar
- 03Las dudas frecuentes se responden solas y las técnicas llegan al técnico
- 04Solo quedan para revisar los movimientos que no casan
- 05El trimestre se trabaja a medida que llega la documentación
Método SMAPS
Primero ordenamos el circuito. Después automatizamos.
01
Elegimos un proceso concreto
Partimos de lo que más horas consume: la entrada de facturas de un grupo de clientes, la reclamación de documentación o las consultas del WhatsApp. Medimos cómo funciona hoy.
02
Ordenamos reglas y excepciones
Documentamos cómo se clasifica cada documento, qué se valida y en qué casos decide el técnico.
03
Diseñamos la integración
Definimos cómo se conecta el circuito con el programa contable, el de nóminas y los canales por los que escriben tus clientes, y dónde aporta la IA frente a las reglas fijas.
04
Probamos, medimos y desplegamos
El piloto trabaja supervisado con documentos reales de un trimestre antes de ampliarlo a más clientes o más procesos.
Datos de clientes
La información de tus clientes, bajo control del despacho.
Un despacho trabaja con datos fiscales, laborales y bancarios de terceros. Diseñamos cada automatización con esa responsabilidad como punto de partida.
Tratamiento conforme al RGPD
Priorizamos proveedores que procesan los datos en la Unión Europea y formalizamos el encargo de tratamiento antes de trabajar con datos reales.
Acceso limitado a lo necesario
Cada automatización accede solo a los buzones, carpetas y datos que su proceso requiere.
Rastro de cada operación
Cada documento leído y cada dato registrado quedan anotados para poder revisarlos y auditarlos.
El criterio es del técnico
Las decisiones fiscales y laborales las toma una persona del despacho. La IA prepara, ordena y avisa.
Demo + diagnóstico
Lo ves funcionando con documentos como los tuyos.
La demo de 20 minutos enseña una factura o un ticket llegando por correo o WhatsApp y quedando listo para registrar, en directo. Si tu caso encaja, el diagnóstico lo convierte en un informe corto: cómo circula hoy la documentación, qué merece automatizarse primero, qué sigue en manos del técnico y qué alcance tendría un piloto. Es gratuito, y la decisión de continuar es tuya.
Reservar demo de 20 min01
Mapa del circuito documental actual
02
Procesos que conviene automatizar primero
03
Lo que sigue en manos del técnico
04
Programas y canales implicados
05
Alcance del primer piloto
06
Cómo se comprobará que funciona
Preguntas frecuentes
Lo que conviene aclarar antes de automatizar.
¿Qué voy a ver en la demo?+
Un documento real, una factura o un ticket, llegando por correo o WhatsApp y acabando leído, clasificado y listo para registrar, en directo. La segunda parte la dedicamos a tu despacho: cómo os llega hoy la documentación, cuántos clientes lleváis y qué procesos encajan mejor.
¿Funciona con el programa contable y de nóminas que ya usamos?+
Trabajamos sobre las herramientas que ya tiene el despacho. Primero revisamos qué permiten conectar o importar. Si alguna conexión resulta frágil o cara, queda fuera del primer alcance y lo explicamos en el diagnóstico.
¿Qué pasa con la confidencialidad y el RGPD?+
Los datos de tus clientes marcan el diseño desde el principio: tratamiento en la Unión Europea siempre que es posible, acceso limitado a lo imprescindible, encargo de tratamiento formalizado y registro de cada operación. Lo revisamos con el despacho antes de trabajar con datos reales.
¿La IA presenta modelos o toma decisiones fiscales?+
Las decisiones fiscales y laborales, y la presentación de modelos, siguen en manos del técnico. La automatización prepara la información, detecta lo que no cuadra y avisa. El técnico revisa y firma.
¿Cuánto cuesta automatizar una asesoría o gestoría?+
La demo y el diagnóstico son gratuitos. Si el caso merece la pena, el piloto se presupuesta cerrado antes de empezar, según el volumen de documentos, los procesos y las herramientas implicadas. Si los números salen justos, el diagnóstico sirve también para descartar con criterio.
¿Cuánto se tarda en ver el resultado?+
Un primer piloto suele estar funcionando en semanas, porque empieza por un solo proceso con reglas claras. El plazo concreto queda definido en el diagnóstico, y conviene arrancar lejos de un cierre trimestral.
¿Tiene sentido en un despacho pequeño?+
Sí, cuando hay trabajo repetitivo con volumen: un par de centenares de documentos al mes o un WhatsApp saturado en campaña ya justifican empezar por un proceso. En la demo vemos si es tu caso.
¿Qué pasa con los documentos ilegibles o incompletos?+
Llegan al técnico con el contexto preparado: qué se ha leído, qué falta y qué dato no cuadra. El cliente puede recibir un aviso automático pidiendo lo que falta.
¿Trabajáis con despachos fuera de Murcia?+
Sí. Tenemos la base en Murcia, trabajamos con despachos del Levante y el sureste y atendemos en remoto al resto de España. Si tu despacho está en la Región, podemos combinar sesiones presenciales con el trabajo en remoto.
¿Por dónde se empieza?+
Por el proceso que más horas consume, que suele ser la entrada de facturas y tickets o la reclamación de documentación. Analizamos volumen, excepciones y herramientas antes de definir un piloto.
También puede ayudarte
Lleva la automatización al resto del despacho.
Muchos procesos de una asesoría son los de cualquier empresa de servicios. Desde aquí puedes ver la automatización administrativa en general, la visión de procesos completa o el acompañamiento presencial en Murcia.
Primer paso
Hablemos de tu caso.
Cuéntanos cómo os llega hoy la documentación y cuántos clientes lleváis, y preparamos 20 minutos por videollamada: un documento como los tuyos entrando por correo o WhatsApp y quedando listo para registrar, en directo. Si encaja, te llevas el diagnóstico de tu despacho.
- 01
Cuéntanos cómo trabaja el despacho
Dos minutos: cuántos clientes, qué procesos y por qué canales llega la documentación.
- 02
Reserva la demo de 20 min
Te proponemos hora en 24–48 h laborables, por videollamada con una persona del equipo técnico.
- 03
Te llevas el diagnóstico
Si tu caso encaja: qué automatizar primero, qué queda en manos del técnico y el alcance de un posible piloto. La decisión es tuya.
SMAPS es una consultora de automatización e IA con experiencia de campo en asesorías y gestorías. Te responde una persona del equipo técnico.
También puedes escribir a contacto@smaps.es.