Asesorías y gestorías

En una asesoría el año tiene forma de sierra. Hay semanas tranquilas y luego llegan los primeros veinte días del trimestre, cuando se acumula el trabajo de tres meses y el equipo echa horas para llegar a plazo.

La respuesta habitual es aguantar el tirón, y cuando el volumen crece, contratar. Antes de eso conviene mirar de dónde sale realmente ese pico, porque una parte importante es evitable.

Este artículo separa la carga que impone el calendario de la que genera el propio circuito de trabajo, y qué se puede hacer con cada una.

De qué está hecho el pico

Cuando se desglosa una campaña trimestral por tipo de tarea, el reparto suele parecerse bastante a esto.

• Reclamar a los clientes la documentación que falta
• Registrar de golpe los documentos acumulados de tres meses
• Cuadrar diferencias y localizar lo que no encaja
• Revisar, calcular y presentar
• Atender la avalancha de consultas que provoca la propia campaña

De estas cinco, solo la cuarta depende del calendario fiscal. Las otras cuatro son consecuencia de cómo está organizado el circuito, y por tanto se pueden mover.

El origen del problema: todo llega al final

La causa de fondo casi siempre es la misma. La documentación de enero, febrero y marzo llega en abril, casi toda en la misma semana.

Eso convierte un trabajo que se podría haber repartido en tres meses en un trabajo que hay que hacer en tres semanas, con el agravante de que los errores aparecen justo cuando ya no hay margen para corregirlos con calma.

Cambiar esa dinámica es lo que de verdad aplana la sierra. Y se cambia actuando sobre la recogida, no sobre la presentación.

Repartir la carga a lo largo del trimestre

La idea es sencilla de enunciar y algo más laboriosa de implantar: que la documentación entre de forma continua y quede procesada al día.

Recogida continua

Un canal único donde el cliente deja su documentación cuando la genera, con recordatorios periódicos en lugar de una reclamación masiva al final. El objetivo es que en abril quede poco por pedir.

Procesado al día

Los documentos que van entrando se leen y registran según llegan, sin esperar a la campaña. El trabajo mecánico deja de acumularse y el volumen del trimestre se convierte en un goteo.

Detección temprana de lo que falta

El sistema compara lo recibido con lo esperado de cada cliente y avisa de los huecos en febrero, no en abril. Un hueco detectado a tiempo se resuelve con un mensaje; detectado tarde, con una llamada urgente.

Cuadres continuos

Las comprobaciones que hoy se hacen al cierre se pueden ejecutar cada semana. Las diferencias aparecen cuando aún se recuerdan los detalles y se corrigen en minutos.

Qué queda para la campaña

Con ese circuito funcionando, los días de presentación cambian de naturaleza. Dejan de ser un maratón de captura de datos para ser lo que deberían haber sido siempre.

• Revisar lo que el sistema ha marcado como dudoso
• Resolver los casos que exigen criterio profesional
• Calcular, comprobar y presentar
• Hablar con los clientes que necesitan una decisión

Esa es la parte que justifica los honorarios, y la que más sufre cuando el equipo llega agotado de teclear documentos.

Cómo empezar sin jugarse una campaña

Cambiar el circuito en plena campaña es mala idea. El momento y el alcance importan tanto como la herramienta.

1. Arrancar justo después de una presentación, con el trimestre recién empezado y el equipo despejado.
2. Empezar por un grupo reducido de clientes, preferiblemente los de más volumen y mejor disposición.
3. Mantener el circuito antiguo en paralelo durante el primer trimestre, como red de seguridad.
4. Medir al cierre: cuántas horas de campaña se han necesitado frente al trimestre anterior. Con ese dato se decide si se amplía.

La parte que depende de los clientes

Conviene decirlo, porque es donde estos proyectos encallan: parte de la solución pasa por los clientes, y a los clientes hay que acompañarlos.

Que manden la documentación a medida que la generan es un cambio de hábito. Se consigue poniéndoselo más fácil que el método actual, recordándoselo sin que resulte pesado y explicando qué ganan ellos, que suele ser evitar sustos de última hora.

El pico del trimestre no lo crea el calendario fiscal. Lo crea que la documentación llegue toda a la vez, al final.

Repartir la entrada del trabajo a lo largo del trimestre convierte tres semanas de urgencia en un ritmo sostenido, y deja los días de presentación para lo que exige cabeza.

Si en tu despacho cada campaña se vive como una carrera, en el diagnóstico de SMAPS miramos dónde se concentra la carga y qué parte se puede adelantar. Hablemos de tu caso.