Automatización de procesos

La pregunta que llega primero suele ser cuál es la mejor herramienta para automatizar. Es la pregunta lógica, pero llega en segundo lugar: la que decide el resultado es qué proceso vas a automatizar.

Elegir bien el proceso es lo que separa un piloto que se paga solo en meses de uno que acaba desconectado porque daba más trabajo del que quitaba.

Este artículo recoge los criterios que usamos para decidir por dónde empezar, y cómo se aplican a las tareas que ya tienes encima de la mesa.

Qué hacen las herramientas RPA y dónde está su límite

RPA significa automatización robótica de procesos. En la práctica, son herramientas que ejecutan una secuencia de pasos que hoy hace una persona: abrir un correo, leer un dato, meterlo en el programa de gestión, avisar a alguien.

Trabajan muy bien cuando la tarea sigue reglas claras y se repite con frecuencia. Su límite aparece cuando el trabajo exige criterio: negociar una condición, decidir si a un cliente se le hace una excepción, interpretar una queja ambigua.

Ese límite marca dónde conviene poner la frontera. La automatización se queda con la parte mecánica y libera a las personas para la parte que exige cabeza.

Los cuatro criterios que ordenan la decisión

Cuando revisamos los procesos de una empresa, cada tarea candidata pasa por el mismo filtro. Son cuatro preguntas, y las cuatro tienen que dar buena respuesta.

1. Volumen: ¿cuántas veces al mes ocurre?

Una tarea que sucede tres veces al año consume poco tiempo aunque sea tediosa. Otra de dos minutos que se repite cuarenta veces al día son más de veinte horas al mes. El volumen es lo que convierte una molestia en un coste medible.

2. Estabilidad: ¿las reglas son siempre las mismas?

Un proceso estable se puede describir en una secuencia que se cumple casi siempre. Si cada caso se resuelve de forma distinta según quién lo lleve, primero hay que acordar el procedimiento; automatizar el caos solo lo acelera.

3. Dato estructurado: ¿la información llega en un formato reconocible?

Un albarán en PDF con la misma plantilla es terreno cómodo. Un mensaje de voz de un cliente pidiendo material es terreno difícil. La tecnología actual maneja bastante bien los formatos variables, pero el esfuerzo de puesta en marcha se multiplica.

4. Coste del error: ¿qué pasa si sale mal?

Registrar mal un pedido se corrige en minutos. Emitir mal una factura o un dato fiscal tiene consecuencias mayores. A mayor coste del error, más validaciones y más revisión humana antes de dejarlo funcionar solo.

Las tareas que puntúan alto en volumen y estabilidad son las que conviene abordar primero. Las de coste de error elevado se automatizan igual, pero con un umbral de revisión más exigente.

Los candidatos que aparecen en casi todas las pymes

Cambia el sector, pero los primeros casos suelen repetirse. Si alguno te suena, probablemente tengas ahí tu punto de partida.

• Pasar datos de un correo o un PDF al programa de gestión
• Cotejar dos listados que deberían coincidir y no siempre coinciden
• Generar el mismo informe periódico juntando datos de varios sitios
• Responder consultas que se repiten con la misma respuesta
• Avisar a la persona correcta cuando algo se sale de lo previsto
• Archivar y clasificar documentos según su tipo

Lo que conviene dejar para más adelante

Hay tareas que parecen buenas candidatas y conviene aparcar en el primer proyecto. Suelen tener alguna de estas características.

• Dependen de un criterio que cambia según el cliente o la temporada
• Están a punto de cambiar porque se va a renovar el sistema que las sostiene
• Las ejecuta una sola persona a su manera y aún hay que acordar cómo se hacen
• Su volumen es tan bajo que el ahorro tardaría años en compensar el trabajo

Aparcar no es descartar. Muchas de estas tareas entran en la segunda fase, cuando el proceso ya está ordenado y el equipo confía en la herramienta.

Cómo se prioriza en la práctica

Con el mapa de tareas delante, la priorización es bastante mecánica: se cruza el tiempo que consume cada una con lo fácil que resulta automatizarla.

1. Mucho tiempo y fácil de automatizar: por aquí se empieza. Es el caso que genera confianza interna y financia el resto.
2. Mucho tiempo y difícil: son los proyectos de fondo. Merecen la pena, pero después de tener una primera victoria.
3. Poco tiempo y fácil: se hacen casi de propina, aprovechando que ya se está trabajando en esa zona.
4. Poco tiempo y difícil: se quedan fuera mientras haya cualquier otra cosa en la lista.

Y entonces sí, la herramienta

Con el proceso elegido y descrito, la elección de tecnología se vuelve sencilla, porque los requisitos ya están claros: qué sistemas hay que conectar, cuántas ejecuciones al mes, qué pasa con los datos y quién va a mantenerlo.

Si has llegado hasta aquí y ya tienes claro el proceso, en el artículo sobre Make, n8n y Power Automate comparamos las tres opciones más habituales en pymes y cuándo encaja cada una.

Un proceso mal diseñado que se automatiza sigue estando mal diseñado, solo que ahora falla más rápido.

Por eso el trabajo empieza con el mapa de lo que hacéis hoy, y la herramienta llega después, cuando ya se sabe qué tiene que resolver.

Si quieres saber por dónde empezar en tu caso, el diagnóstico de SMAPS pone números a las tareas que más tiempo os están costando. Hablemos de tu caso.