Asesorías y gestorías

En una asesoría, el trabajo de valor está en el criterio: cómo se aplica una deducción, cómo se plantea un cierre, qué se le recomienda a un cliente. El problema es que ese trabajo empieza tarde, porque antes hay que recoger, ordenar y teclear lo que los clientes van mandando.

Facturas por correo, fotos de tickets por mensajería, carpetas compartidas que cada cliente organiza a su manera. La parte contable puede resolverse en minutos, pero llegar hasta ella cuesta horas.

Este artículo recorre ese circuito de principio a fin y explica qué parte se automatiza hoy con garantías, qué sigue pasando por una persona y qué hace falta para ponerlo en marcha.

El circuito real, paso a paso

Antes de automatizar conviene ver el recorrido completo, porque el tiempo se pierde repartido en varios puntos y ninguno parece grave por separado.

1. Recepción. El documento llega por correo, por mensajería, en mano o subido a una carpeta. Cada cliente usa su vía preferida.
2. Identificación. Alguien abre el archivo y decide de qué cliente es, qué tipo de documento es y a qué periodo corresponde.
3. Extracción. Se leen los datos que importan: emisor, fecha, base, tipo de impuesto, total, número de documento.
4. Registro. Esos datos se teclean en el programa contable con su cuenta correspondiente.
5. Archivo. El documento se guarda con un nombre y en una carpeta que permitan encontrarlo dentro de seis meses.
6. Reclamación. Se detecta lo que falta y se persigue al cliente para que lo mande.

De estos seis pasos, cinco son mecánicos. El único que exige criterio profesional de verdad es decidir el tratamiento contable de los casos dudosos.

Qué se automatiza con garantías

La tecnología de lectura de documentos ha madurado lo suficiente como para hacerse cargo de la parte repetitiva del circuito.

Recepción unificada

Un buzón único al que llega todo, venga del canal que venga. El sistema recoge los adjuntos, descarta firmas y logotipos, y deja solo documentos reales en la cola de trabajo.

Identificación y clasificación

El sistema reconoce si tiene delante una factura recibida, una emitida, un extracto bancario o un contrato, y lo asocia al cliente correcto. Cuando duda, lo deja marcado en lugar de adivinar.

Extracción de datos

Emisor, fecha, número, base imponible, tipo, cuota y total salen del documento sin teclear. Cada dato lleva asociado un nivel de confianza, y los que bajan del umbral acordado se envían a revisión.

Registro y archivo

Los datos entran en el programa contable y el documento queda archivado con una nomenclatura coherente, enlazado al asiento para poder consultarlo después.

Reclamación de lo que falta

El sistema sabe qué esperaba de cada cliente y qué no ha llegado, y envía el recordatorio solo. Esta pieza suele ser la que más agradece el equipo, porque perseguir documentos desgasta.

Lo que sigue haciendo una persona

Conviene decirlo con claridad, porque es lo que separa una automatización que aguanta de una que se abandona a los tres meses.

• Decidir el tratamiento contable de las operaciones dudosas
• Revisar lo que el sistema marca por debajo del umbral de confianza
• Resolver los documentos ilegibles o incompletos
• Hablar con el cliente cuando algo no cuadra
• Firmar y presentar

El objetivo es que el equipo dedique su tiempo a estas cinco cosas, en lugar de a las seis del circuito anterior.

Qué números cabe esperar

Depende del volumen y de lo ordenados que lleguen los documentos, así que cualquier cifra concreta hay que calcularla sobre el caso. Los órdenes de magnitud que manejamos son estos.

• El registro de un documento pasa de minutos a segundos
• La mayoría de documentos se resuelve sin intervención humana
• El resto llega a revisión con el contexto ya preparado
• La reclamación deja de consumir tiempo del equipo

La cuenta que importa es sencilla: cuántos documentos entran al mes, cuánto se tarda hoy con cada uno y cuánto cuesta esa hora. Con esos tres datos ya se sabe si el proyecto se paga.

Por dónde se empieza sin arriesgar

Cambiar el circuito de toda la cartera a la vez es la forma más rápida de que el equipo pierda la confianza. El arranque que funciona es más modesto.

1. Elegir un grupo de clientes con volumen alto y documentación razonablemente ordenada.
2. Automatizar solo un tipo de documento, normalmente la factura recibida, que es el más repetitivo.
3. Trabajar unas semanas en paralelo: el sistema propone y una persona valida, hasta ver dónde acierta y dónde falla.
4. Ajustar los umbrales con esos datos reales y ampliar a más tipos de documento y más clientes.

El cuello de botella de una asesoría rara vez es la contabilidad. Es todo lo que hay que hacer antes de poder contabilizar.

Ahí es donde la automatización cambia el día a día: recoge, ordena y registra, y deja al equipo el criterio profesional, que es lo que el cliente paga.

Si llevas una asesoría y quieres saber qué parte de tu circuito se puede automatizar y qué ahorro supondría, en el diagnóstico de SMAPS lo calculamos con tus volúmenes. Hablemos de tu caso.